El primer que farem abans d'entrar de ple en l'establiment de l'significat de el terme auxiliar comptable és conèixer el seu origen etimològic. En aquest cas, podem establir que aquesta és la procedència de les dues paraules que li donen forma:
-Auxiliar procedeix de el llatí, concretament de "auxilium" que significa "el que presta ajuda".
-Contable, d'altra banda, deriva també de el llatí. Si és el cas, de la paraula "computabilis" que pot traduir-se com "que es pot explicar". És fruit de la suma de tres components d'aquesta llengua: el prefix "con-", que és equivalent a "global"; el verb "putare", que significa "calcular"; i el sufix "-able", que és sinònim de "que pot".
La noció de auxiliar pot usar-se per qualificar a aquell que brinda assistència o col·laboració en un cert context. Comptable, per la seva banda, és un adjectiu que fa referència al que vinculat a la comptabilitat (la disciplina que permet portar els comptes i treballar amb dades econòmiques i financeres).
Es coneix com a auxiliar comptable o assistent comptable a el treballador que, gràcies als seus coneixements, pot desenvolupar diferents tasques administratives en una companyia. En general, els futurs comptadors, mentre desenvolupen els seus estudis universitaris, treballen com a auxiliars comptables.
L'auxiliar comptable ha de dominar els conceptes bàsics de la comptabilitat. Ha d'estar en condicions de realitzar balanços comptables, manejar comptes, coordinar processos de compra i venda i liquidar sous, per exemple. Moltes vegades l'auxiliar comptable forma part d'un equip liderat per un comptador ja graduat i amb experiència laboral.
És important tenir en compte que la tasca d'un auxiliar comptable no està regulada per una resolució o una llei. Les tasques que se'ls assignen als auxiliars comptables canvien d'acord a cada empresa. Fins i tot, si bé els que treballen com a auxiliars comptables solen ser comptadors o estudiants de carreres vinculades a l'economia, tampoc hi ha un requeriment formal o legal a l'respecte.
En alguns casos, les funcions de l'auxiliar comptable excedeixen l'àmbit propi de la comptabilitat. A aquests treballadors se'ls sol requerir com cobradors o fins com a missatgers en algunes empreses. Les obligacions i les responsabilitats, per tant, varien d'acord a la companyia en qüestió.
No obstant això, aquestes són algunes de les funcions que, de manera habitual, solen desenvolupar els que cobreixen el lloc d'auxiliar comptable:
-Archivan i controlen internament els documents comptables.
-Elaboran i certifiquen el que són les relacions de despeses i d'ingressos.
-Totalizan els comptes i realitzen el corresponent informe.
-Revisan els comprovants, les factures, els xecs de pagament, els registres…
-Verifican el que són les relacions d'impostos i de retencions.
-Revisan el que és l'estat dels comptes bancaris així com les operacions registrades en les mateixes.
-Hi participen, de manera més o menys actiu, en el que és l'elaboració d'inventaris.
-Es s'encarreguen d'informar als seus superiors directes de qualsevol anomalia que puguin detectar en la comptabilitat de l'empresa.