El concepte de rebut pot utilitzar-se com verb (és una conjugació de el verb rebre) o com substantiu (es tracta d'un document que registra la recepció de diners o d'un altre recurs). Un pagament, per la seva banda, consisteix a lliurar diners a canvi d'un bé o d'un servei.
El rebut de pagament, tal com es desprèn d'aquestes definicions, és la anotació que serveix com a comprovant que algú ha pagat alguna cosa. Perquè hi hagi aquest rebut, per tant, cal que s'hagi concretat un pagament amb anterioritat.
El procés s'inicia amb algun tipus d'operació comercial o financera. Suposem que una persona decideix llogar una casa a través d'una immobiliària. Després de signar un contracte, ha d'acudir tots els mesos a la immobiliària en qüestió a pagar el lloguer corresponent.
Cada mes, el llogater s'acostarà a les oficines amb els diners acordat i el lliurarà en concepte de lloguer de l'habitatge. La immobiliària s'encarregarà de proporcionar-li un rebut de pagament, on registra que la persona ha lliurat el diners que correspon a l'lloguer. Aquest rebut és el suport que té l'inquilí per demostrar que ha pagat l'acordat, mentre que a la immobiliària li serveix també per portar el control de la gestió de l'immoble.
El més habitual és que hi hagi un talonari numerat de rebuts de pagament. En molts casos, el rebut de pagament es vincula a una factura. Una empresa emet una factura (la nro. 1-425) per $ 250, que han de ser pagats per un client X. Quan aquest client lliurament aquesta suma, obté un rebut de pagament (el nro. 508). Per tant, en un sistema es pot registrar que la factura 1-425 ja va ser cancel·lada amb la generació de el rebut de pagament 508.
El normal és que qui estén un rebut de pagament ho faci per duplicat, de manera que el deixi l'original a la persona que ha realitzat el pagament i es quedi el duplicat com a comprovant per evitar potencials intents de manipulació dels valors o les quantitats de la transacció. Si bé durant molts anys es recomanava tant als clients com a les empreses efectuar una fotocòpia de l'rebut per si aquest es perdia o es deteriorava i es tornava il·legible, en l'actualitat és possible escanejar i comptar amb una o més còpies digitals, de manera que el risc de pèrdua queda gairebé anul·lat.
Depenent de el cas, el rebut de pagament pot ser emès per una persona o una companyia, i el seu cos pot presentar una sèrie de dades diferents, segons la necessitat de cada un; l'usual és que inclogui el detall dels productes i / o serveis que han estat abonats en la transacció, les dades de cada part, la data d'emissió, una declaració de conformitat de qui el rep, els números de l'o les factures que hagin estat pagades en aquest intercanvi, els impostos i els descomptes pertinents.
És molt important assenyalar que el rebut de pagament no sol funcionar com un comprovant de l'cobrament de impostos, per la qual cosa no s'hauria d'utilitzar com a reemplaçament de la factura. Per contra, els dos documents són complementaris i tenen propòsits diferents: encara que no resulti evident pel seu nom, la factura demanda el pagament, mentre que el rebut deixa constància que el mateix ha estat efectuat.